نرم‌افزار مدیریت سفارشات یکی از بهترین امکاناتی است که در اختیار صاحبان کسب‌وکارهای آنلاین قرارگرفته و با کمک آن می‌توانند سفارشات مشتریان خود را به شیوه‌ای کارآمد و مناسب مدیریت کنند. به‌این‌ترتیب علاوه بر پیشبرد بهتر امور، باعث صرفه‌جویی در وقت نیز خواهد شد. این برنامه به‌ویژه برای شرکت‌های بزرگ، کارایی بیشتر و بهتری دارد؛ چراکه حجم سفارشات این قبیل مشاغل وسیع‌تر بوده و این ملاکی برای رشد و توسعه هر تجارتی به‌حساب می‌آید. اما به نسبت تعداد سفارش‌های آن‌ها، مشکلات و سختی‌های بیشتری نیز در مسیر فعالیت خود خواهند داشت و همین مسئله لزوم به‌کارگیری ابزارها و روش‌هایی که به تسهیل این فرآیند کمک می‌کنند را اهمیت می‌بخشد. چراکه باوجود سختی‌های طاقت‌فرسا، هیچ شرکتی حاضر نیست حجم فروش خود را کاهش دهد، بلکه از طرق مختلف تلاش می‌کند که سفارشات مشتریان خود را به شکل بهتری مدیریت کرده و سروسامان ببخشد. به‌این‌ترتیب با روی آوردن به فناوری، از نرم‌افزار مدیریت سفارشات برای بهبود عملکرد فروشگاه خود و صرفه‌جویی در زمان و افزایش بهره‌وری استفاده می‌کند. در ادامه این پست اطلاعات بیشتر و کامل‌تری دراین‌باره ارائه خواهیم نمود.
نرم‌افزار مدیریت سفارش چیست؟
نرم‌افزار مدیریت سفارش یک راهکار یا ابزار فوق‌العاده برای مدیریت عرضه محصولات و تطبیق با تقاضای مشتریان است که هدف از توسعه و ارائه آن، کمک به تسهیل و اتوماسیون ثبت سفارشات است. بدین ترتیب، شاهد صرفه‌جویی در زمان و سرعت پروسه از لحظه ثبت سفارش تا پرداخت خواهیم بود که نتیجه آن منجر به بهبود فرآیند پردازش سفارشات می‌شود. درواقع به این وسیله، کلیه سفارشات مشتریان از لحظه پذیرش اولیه تا آخرین مرحله که ارسال باشد به شکلی ساده و سریع پیش می‌رود. بر این اساس مجموعه اقدامات و خدماتی مانند ثبت سفارشات به‌صورت آنلاین، اطلاع و کنترل موجودی انبار، فهرستی از محصولات و مشخصات آن‌ها و همچنین مدیریت ارسال را دربر می‌گیرد.
امکانات و قابلیت‌های سیستم مدیریت سفارشات
در ادامه به برخی از امکانات و قابلیت‌هایی که به‌واسطه طراحی و توسعه نرم‌افزار مدیریت سفارشات قابل‌دستیابی هستند خواهیم پرداخت:
-
ثبت سفارش توسط مشتری
با نصب نرم‌افزار مدیریت سفارش، پروسه ثبت سفارش به‌راحتی توسط خود مشتری قابل انجام خواهد بود. از طرفی با یکپارچه‌سازی نرم‌افزار و سایت، این امکان وجود دارد که از موجودی کالا و قیمت آن اطلاع پیدا کرد.
-
ثبت سفارش توسط پرسنل
با استفاده از این برنامه، تمامی اشخاص اعم از حقیقی و حقوقی، قادر به ثبت سفارشات مشتریان خواهند بود. به‌این‌ترتیب تمامی کارکنان یک مجموعه می‌توانند ثبت سفارش و امور دیگری همچون ارائه فاکتور، پیش‌فاکتور و مواردی از این قبیل را به انجام برسانند.
-
قیمت‌گذاری متناسب با استراتژی فروش
یکی دیگر از امکانات که به‌واسطه نصب نرم‌افزار مدیریت سفارشات قابل‌دسترسی خواهد بود، قیمت‌گذاری کالاها متناسب با استراتژی‌هایی است که برای فروش در نظر می‌گیرید. مثلاً درصورتی‌که می‌خواهید برخی تولیدات را با توجه به منطقه یا موقعیت جغرافیایی مشتریان خود تعیین و ارزیابی کنید، به این وسیله قابل‌اجرا خواهد بود. بدین‌صورت اطمینان پیدا می‌کنید که مجموعه شما مناسب‌ترین قیمت‌ها را به مشتریان خود ارائه می‌دهند.
-
اطلاع از موجودی انبار
اطلاع از موجودی، یکی از موضوعات کلیدی و چالش‌های مهم در فعالیت اکثر شرکت‌هایی است که عملکردی مبتنی بر عرضه محصول دارند. چراکه عدم اطلاع دقیق از موجودی انبار با زیان‌ها و خسارات احتمالی سنگینی همراه است که اثرات منفی آن به‌مراتب کمتر از بی‌اعتباری کسب‌وکارتان خواهد بود.
-
دسته‌بندی تولیدات و سفارشات
با تعریف انواع فیلتر در نرم‌افزار مدیریت سفارشات این امکان وجود دارد که انواع محصولات و سفارشات خود را دسته‌بندی کرده تا مشتریان به‌راحتی به آن دسترسی داشته باشند.
-
امکان پیگیری سفارشات مشتری
یکی دیگر از امکانات نرم‌افزار مدیریت سفارش، صدور کد رهگیری است که یک سریال انحصاری و مخصوص هر سفارش است و هنگام ثبت و خرید، به فرد داده می‌شود. به‌این‌ترتیب مشتریان می‌توانند از این طریق کلیه سفارشات خود را تا زمان تحویل، پیگیری کنند.
-
گردش کار با خودکارسازی امور
با کمک این ابزار، به‌راحتی می‌توان کلیه اموری که باید به‌صورت مداوم برای ثبت سفارش انجام داد را خودکار کرد. به‌طور مثال، فرستادن پیامک ثبت سفارش برای مشتری و یا اعلان اطلاعیه به کارکنان از آن جمله هستند..
-
ارائه پنل مدیریتی
یکی دیگر از قابلیت‌های ارزشمند نرم‌افزار مدیریت سفارشات، ارائه یک داشبورد مدیریتی و گزارش ساز است که با استفاده از آن، نظارت بر نحوه عملکرد پرسنل و روند کاری مجموعه در ثبت سفارشات امکان‌پذیر می‌گردد.
لزوم نیاز فروشگاه اینترنتی به نرم‌افزار مدیریت سفارشات
با مطالعه مواردی که در ادامه شرح می‌دهیم می‌توانید از اهمیت و لزوم نصب این نرم‌افزار توسط کسب‌وکارهای فروشگاهی آنلاین مطلع شوید:
1- مدیریت سفارشات توسط کارمندان
درصورتی‌که فروشگاه اینترنتی خود را به یک نرم‌افزار مدیریت سفارش مجهز کرده باشید، می‌توانید طیف وسیعی از اقدامات را به‌سادگی مدیریت کرده و انجام دهید. به‌طور مثال تمامی امور مربوط به صدور فاکتور در این نرم‌افزار قابل انجام خواهند بود. حتی فرآیند حسابرسی مشتریان نیز از این طریق امکان‌پذیر بوده و به‌محض صدور فاکتور فروش برای مشتری و پرداخت آن، برای آماده‌سازی سفارشات مشتریان اقدام می‌شود. درواقع پس از پرداخت، یک پیام برای بخش مربوطه مبنی بر آماده‌سازی محصول موردنظر فرستاده می‌شود که پرسنل را ملزم به تهیه محصول و بسته‌بندی آن و انجام سایر امور می‌کند.
به‌این‌ترتیب کلیه اطلاعات درج‌شده در فاکتور نیز، توسط نرم‌افزار مدیریت سفارشات در دسترس بوده و در صورت لزوم و در هرزمانی می‌توان برای پیگیری به آن‌ها رجوع کرد. به‌طوری‌که تنها با چند کلیک این امکان وجود دارد که از جزئیات فاکتور اطلاع پیدا کرد. البته شما می‌توانید یک محدودیت دسترسی برای این نرم‌افزار تنظیم کنید که به‌واسطه آن هر کارمند تنها به قسمت‌های موردنظر شما دسترسی داشته باشند. از همین رو می‌توان مدیریت سفارش‌ها را در بخش‌های مختلف به پرسنل موردنظر واگذار نمود.
نکته مهم دیگری که لزوم نیاز یک فروشگاه به این نرم‌افزار مدیریت را نشان می‌دهد، ثبت کالاهای مرجوعی است. به‌طوری‌که اقلام برگشتی به‌طور خودکار به موجودی اضافه‌شده و نیازی نیست وقت زیادی برای انجام این کار صرف شود.
2- اطلاع‌رسانی موجودی
یکی دیگر از مزایای استفاده از نرم‌افزار مدیریت سفارشات که برای تمام فروشگاه‌ها اعم از آنلاین و حضوری موضوع حائز اهمیتی محسوب می‌شود، اطلاع از موجودی انبار است. درواقع به‌محض ثبت سفارش مشتری، موجودی کالا در انبار کسر می‌شود. به‌این‌ترتیب با اتمام موجودی کالا، نرم‌افزار برای افزایش موجودی اطلاع‌رسانی می‌کند. درواقع با اعمال تنظیمات به‌خصوص برای هر محصول و تعریف تعداد مشخصی از آن کالا، درصورتی‌که موجودی رو به اتمام باشد، یک هشدار برای مدیریت فرستاده می‌شود تا برای افزایش موجودی اقدام شود.
با توجه به اینکه فروش هر محصول یکسان نیست، تنظیم حداقل موجودی نیز متناسب با هر محصول و میزان تقاضا برای خرید آن متفاوت خواهد بود. به‌این‌ترتیب هیچ‌گاه موجودی محصولات مختلف در انبار به صفر نمی‌رسد و شاهد نارضایتی مشتریان به خاطر مدیریت نامناسب موجودی نخواهید بود. این مسئله با توجه به رقابت شدیدی که میان کسب‌وکارهای مختلف برای جذب مشتری وجود دارد، بسیار مهم است و شرکت‌های مختلف برای پیشگیری از اثرات منفی وقوع چنین اتفاقی، استقبال زیادی از نصب نرم‌افزار مدیریت سفارشات می‌کنند.
3- اطلاع از آمار فروش
همان‌طور که پیش‌تر نیز اشاره کردیم، کلیه اطلاعات و جزئیات فاکتور مشتریان در نرم‌افزار مدیریت سفارش، درج و ثبت می‌گردد که یکی از مهم‌ترین آن‌ها، تعداد محصولات فروخته‌شده است. بنابراین به‌راحتی و در هرزمان می‌توانید به آمار فروش و تعداد سفارشاتی که در فروشگاه شما به ثبت رسیده، دست پیدا کنید. درواقع به‌این‌ترتیب می‌توانید از میزان تقاضا برای خرید یک محصول اطلاع پیداکرده و سفارش‌های را به این شکل بهتر مدیریت کنید.
علاوه بر آن، می‌توان آمار ثبت سفارشات و فروش محصولات را نیز به‌صورت نموداری در نرم‌افزار مدیریت مشتریان مشاهده کرد. بدین ترتیب، تحلیل سفارشات توسط مدیران سازمان، ساده و راحت می‌شود و برنامه‌ریزی برای تبلیغات و ایجاد کمپین‌های فروش نیز امکان‌پذیر می‌گردد. تمامی این اقدامات به سوددهی شرکت منتهی خواهند شد که این مورد لزوم نیاز فروشگاه‌های اینترنتی به این نرم‌افزار بیان می‌کند.
