پکینگ لیست ازجمله اصطلاحات رایج در بازرگانی و ترخیص کالا است که اطلاع از آن برای افرادی که در عرصه تجارت و حمل‌ونقل بین‌المللی فعالیت می‌کنند، یک ضرورت به‌حساب می‌آید. این اصطلاح معرف نوعی سند در واردات و صادرات کالا بوده که حاوی اطلاعاتی در مورد محموله است و وجود آن برای تحویل کالا‌ها به گمرک و همچنین ترخیص آن‌ها، الزامی خواهد بود. درواقع این سیاهه و جزئیات مورداشاره در آن از بروز مشکلات زیادی جلوگیری می‌کند و از همین‌رو نحوه تهیه و تنظیم آن برای فروشنده و خریدار کالا، فوق‌العاده بااهمیت است. لذا با توجه به نقش مهم این سند در عملیات گمرکی، قصد داریم علاوه بر بررسی مفهوم پکینگ لیست و توضیح به این سوال که پکینگ لیست به چه معناست ، به سایر اطلاعات مهم در این رابطه و همچنین نحوه تنظیم و ارسال آن نیز اشاره‌ای داشته باشیم.
پکینگ لیست(Packing list) چیست؟
سند یا برگه‌ای که بیشتر در تجارت بین‌الملل کاربرد دارد و حاوی فهرستی دقیق از اقلام موجود در یک بسته یا محموله است. این لیست که با اسامی دیگری مانند برگه بسته‌بندی، فهرست عدل بندی، صورتحساب بسته، لیست حمل‌ونقل، دفتر تحویل و یا لیست مشتری نیز شناخته می‌شود؛ اطلاعات و جزئیات کاملی از نوع و تعداد کالا‌های موجود در یک بسته‌بندی، به همراه وزن و ابعاد آن‌ها را به خریدار می‌دهد. به این صورت که از مطابقت محموله دریافتی با این فهرست، می‌توان از صحت بسته دریافتی اطمینان حاصل نمود. از طرفی فرآیند حمل‌ونقل کالا به‌واسطه پکینگ لیست یا برگه بسته‌بندی، شکل حرفه‌ای‌تری به خود می‌گیرد و علاوه بر ارائه اطلاعات مهم به مشتریان، شرکت‌های لجستیک و نهاد‌های دولتی و نظارتی نیز توسط آن مدیریت بهتری بر روند واردات و صادرات کالا‌ها خواهند داشت.
لیست بسته‌بندی یا همان پکینگ لیست شامل چه اطلاعاتی است؟
در بخش قبل اشاره شد که به‌واسطه فهرست عدل بندی، اطلاعات دقیق و گسترده‌ای از محموله‌های ارسالی در اختیار خریداران و سایر افرادی که در پروسه حمل‌ونقل و تحویل بار نقش دارند، قرار می‌گیرد. این اطلاعات عبارت‌اند از:
- نمایش دقیق وزن خالص کالا به همراه وزن ناخالصی‌ها
- شرح دقیقی از نام کالا، تاریخ ثبت و شماره صدور برگه
- ارائه فهرستی از اقلام ثبت‌شده در قرارداد به همراه شماره
- معرفی نام و نشانی دقیق فروشنده
- مشخصات خریدار به همراه نشانی و تلفن تماس
- معرفی مشخصات فرد واسطه به همراه آدرس
- تشریح نوع پرداخت و بیان اعتباری یا نقدی بودن آن
- اسامی کشور‌‌های مبدأ و مقصد
- درج شماره (LC) هنگام ثبت خرید به شکل اعتبار اسنادی
تفاوت فاکتور و برگه بسته‌بندی
علی‌رغم اینکه بسیاری از افراد، پکینگ لیست و فاکتور را یکی می‌دانند اما باید گفت که هردوی این اصطلاحات، در موارد خاص خود به‌کار برده می‌شوند و در حمل‌ونقل و سایر فرآیند‌های لجستیک دارای تفاوت‌هایی با یکدیگر هستند. مثلاً، فاکتور تنها به‌منظور در اختیار داشتن اطلاعات مالی کالا یا مرسوله، ارائه می‌گردد و فهرست عدل بندی برای بررسی اطلاعات و جزئیات بیشتر و دقیق‌تری تهیه می‌شود.
همچنین می‌توان فاکتور را نوعی صورتحساب دانست که بر روی پرداخت هزینه تمرکز و تأکید بیشتری دارد و ازنظر قانونی یک سند الزام‌آور به شمار می‌رود. این در حالی است که پکینگ لیست‌ها، تنها نوعی چک‌لیست هستند که برای ارزیابی و اطمینان از اقلام و اطلاعات کالا صادر می‌گردند. تمایز این دو سند را می‌توان به این صورت نیز شرح داد که در موارد بسیاری و برای ارائه داده‌هایی دقیق‌تر به طرفین معامله، همراه پکینگ لیست یک فاکتور نیز به مشتری ارائه می‌گردد. این کار به تخمین و تشخیص بهتر ارزش محموله کمک زیادی می‌کند. به‌این‌ترتیب، متصدیان گمرک نیز قادر به محاسبه بهتر هزینه‌ها و مالیات مرسولات خواهند بود.
مزایای پکینگ لیست
برگه بسته‌بندی به‌رغم آنکه تحت عنوان یک سند قانونی جهت استفاده در گمرک بسیاری از کشور‌ها شناخته نمی‌شود؛ اما دارای مزایا و جوانب مثبت فراوانی است که در ادامه به برخی از آن‌ها اشاره خواهیم داشت:
- پکینگ لیست حاوی اطلاعاتی است که با کمک آن طرفین معامله می‌توانند روند ارسال و دریافت کالا‌ها و ترتیب آن‌ها را بررسی و تأیید کنند.
- وجود چنین سندی می‌تواند به شناسایی و ردیابی بار و کالا نیز کمک کند. این مورد به‌ویژه در مواردی که سفارش در بسته‌های متعدد ارسال می‌گردد؛ قابل‌توجه خواهد بود.
- از برگه بسته‌بندی می‌توان به‌عنوان بارنامه و برای دریافت محموله نیز استفاده کرد.
- به‌واسطه این فهرست و به‌صورت اتوماتیک‌وار، جزئیاتی از کالا در سیستم الکترونیکی و در بخش اطلاعات صادرات ثبت می‌گردد.
- پکینگ لیست می‌تواند یک راهنما جهت شمارش و اطلاع از تعداد محموله‌ها نیز باشد.
- برگه‌های بسته‌بندی به کارکنان گمرک مقصد، برای واردکردن اطلاعات کالا‌های وارداتی نیز کمک شایانی می‌کند.
- با استفاده از این سند، دریافت بارنامه بین‌المللی نیز امکان‌پذیر خواهد شد.
اهمیت برگه بسته‌بندی
با تهیه و تنظیم فهرست عدل بندی، کلیه اطلاعات مورد نیاز شرکت‌های حمل‌ونقل، کارگزاران گمرک و یا مشتریان به‌راحتی در دسترس خواهند بود. علاوه‌بر آن، این اسناد تعامل میان دنیای فیزیکی و فضای اینترنتی و دیجیتال را بهبود بخشیده و استفاده از آن را برای خریدوفروش کالا در بستر اینترنت بیشتر می‌کند.
سایر دلایل اهمیت این برگه‌ها به شرح زیر می‌باشند:
اطلاع از اقلام موجود در بسته
معمولاً پس از مهر‌و‌موم شدن بسته ارسالی، کلیه اقلام و کالا‌ها در لیست حمل‌ونقل یا پکینگ لیست، ثبت می‌گردند. به‌این‌ترتیب، اطلاعات دقیق و جامعی از هر آنچه درون جعبه قرار می‌گیرد را به همراه دارد و می‌بایست کاملاً بازتاب‌دهنده تعداد و نوع این اقلام باشد. بنابر‌این، وجود این برگه برای تطبیق کالا‌ها با اطلاعات درج‌شده، الزامی و بااهمیت خواهد بود.
ساماندهی بهتر سفارشات
یکی دیگر از دلایل اهمیت پکینگ لیست از جنبه اطلاعاتی است که در مورد اندازه سفارش و یا موقعیت آن‌ها به طرفین معامله داده می‌شود. این اطلاعات به ساماندهی اقلام درون بسته‌بندی کمک زیادی می‌کند. اهمیت این مورد زمانی مشخص می‌شود که برای تفکیک سفارشاتی که درون جعبه‌های مختلف قرارگرفته‌اند به اطلاعات دقیقی نیاز است.
پشتیبانی از اقلام ارسالی
اهمیت برگه بسته‌بندی همچنین به‌عنوان یک سند پشتیبانی، قابل‌بررسی است و می‌تواند به شناسایی اقلام آسیب‌دیده و دریافت هزینه یا کالای جایگزین کمک زیادی کند.
تطابق کالای دریافتی با هزینه
وجود برگه بسته‌بندی می‌تواند تأییدکننده تحویل کالا یا سفارش مطابق با هزینه‌های پرداختی نیز باشد و حتی برای شناسایی کالا‌هایی که مفقودشده‌اند نیز کاربردی و مؤثر خواهد بود.
روش تهیه و تنظیم فهرست عدل بندی
تهیه پکینگ لیست مستلزم ثبت و در نظر گرفتن عناصر متعددی است که برخی از آن‌ها متناسب با نوع کالا یا فروشگاه مربوطه، متفاوت و تعدادی نیز در اکثر برگه‌ها ثابت می‌باشند. از همین رو در این بخش به مواردی که وجود آن‌ها مشترکا در تمام اسناد الزامی است، اشاره خواهیم داشت:
-
درج اطلاعات اولیه بایگانی
اطلاعاتی نظیر شماره تماس، تاریخ ثبت سفارش و یا فاکتور فروش کالا، مهم‌ترین مواردی هستند که در برگه بسته‌بندی درج می‌گردند. وجود چنین داده‌هایی برای جلوگیری از بروز مشکلات احتمالی در حمل‌ونقل، الزامی است.
-
لیست اقلام ارسالی
ثبت فهرستی از کالا‌های داخل بسته‌بندی نیز از دیگر مواردی است که در هنگام تهیه پکینگ لیست انجام می‌شود. این کار برای مطابقت با محموله، در زمان تحویل بار صورت می‌گیرد و چنانچه پس از بررسی مشخص شود که اقلام ارسالی با برگه بسته‌بندی همخوانی ندارد، بروز مشکل در یکی از مراحل حمل‌ونقل را نشان می‌دهد.
-
ارائه لیستی از موجودی انبار
معمولاً در اکثر پکینگ لیست‌ها، سیاهه‌ای از اقلام موجود در انبار نیز ارائه می‌شود که این کار تنها به‌منظور اطلاع خریدار از کالا‌های قابل ارسال صورت می‌گیرد.
-
کمیت یا تعداد کالا‌های ارسالی
یکی از موارد مهم و ضروری در هنگام تهیه یک پکینگ لیست که وجود آن بسیار کاربردی خواهد بود، ایجاد ستونی با عنوان کمیت است که بیانگر مقدار و تعداد کالا به‌ویژه در سفارشاتی با حجم بالا است. به این شکل، از طولانی شدن برگه بسته‌بندی جلوگیری می‌شود.
پکینگ به چه معناست/پکینگ چیست؟/پکینگ چیه/پکینگ یعنی چه/پکینگ لیست یعنی چه/چگونه پکینگ لیست درست کنیم/گرایش پکینگ چیست/اینویس پکینگ چیست/اورینگ و پکینگ چیست/پکینگ مدیا چیست
