اصول انبارداری حرفه‌ای و آشنایی با فاکتور‌هایی که در نگهداری کالا و دارایی‌های یک شرکت مؤثر هستند، ازجمله موضوعاتی است که تمامی سازمان‌ها بایستی به آن توجه ویژه نشان دهند. چرا‌که بخش عمده‌ای از سرمایه بسیاری از شرکت‌ها به‌ویژه تولیدکنندگان، در انبار‌ها ذخیره می‌شوند و چنانچه این فرآیند به شکل امن و منظم صورت نگیرد، اطلاع از موجودی کالا‌ها در مواقع ضروری، امکان‌پذیر نخواهد بود. در‌واقع دسترسی مستمر به اطلاعات کالا‌ها و موارد مهمی همچون نوع و ویژگی‌های هریک از اقلام، حداقل و حداکثر موجودی و یا نقطه سفارش محصول، اهمیت و لزوم توجه به اصول انبارداری را بیشتر می‌کند.
به همین منظور و برای آشنایی بیشتر با این بخش مهم از تمام شرکت‌ها و سازمان‌ها، به بررسی اصول انبارداری حرفه‌ای و ارائه توضیحاتی دراین‌باره خواهیم پرداخت.
تعریف انبارداری و انواع آن
انبارداری به مجموعه فرآیند‌هایی اطلاق می‌گردد که در آن برای دریافت و ذخیره انواع کالا با هدف نگهداری و توزیع آن‌ها براساس ضوابط و اصولی مشخص در محیطی به نام انبار برنامه‌ریزی می‌شود. به این ترتیب و با کمک نظم حاصل از به‌کارگیری این اصول، مراحل ورود و خروج کالا از انبار با سرعت و سهولت بیشتری پیش می‌رود. با این توصیف، می‌توان اصلی‌ترین هدف انبارداری را، انتقال سریع اجناس و اقلام موردنیاز بازار و خریداران، بر طبق مدارک و دستورالعمل‌های قانونی دانست.
اما انبار‌ها از نقطه‌نظر محیط و وضعیت آن در سه دسته‌بندی زیر قابل معرفی و ارزیابی هستند:
-
انبارهای بسته یا پوشیده: با توجه به حساسیت و الزاماتی که برای نگهداری برخی از محصولات وجود دارد، محل ذخیره آن‌ها بایستی علاوه‌بر داشتن سقف، از اطراف نیز پوشیده باشد که با عنوان انبار پوشیده شناخته می‌شوند.
-
انبارهای مسقف: گروهی دیگر از اقلام و کالا‌ها به واسطه تأثیرپذیری در مقابل نور آفتاب و یا بارندگی‌ها، بایستی در محیط‌های مسقف نگهداری شوند. این انبار‌ها معمولاً از اطراف و جوانب، باز هستند و هیچ‌گونه دیوار یا حفاظی آن‌ها را احاطه نمی‌کند.
-
انبارهای باز: در این‌گونه انبار‌ها نیز اغلب مواد و محصولاتی نگهداری می‌شوند که شرایط محیطی بر آن‌ها تأثیر چندانی نداشته و باعث تخریب ساختار آن‌ها نمی‌گردد.
اهداف انبارداری حرفه‌ای
توجه به اصول انبارداری حرفه‌ای در دستیابی شرکت‌ها و سازمان‌های مختلف به اهداف مهم پیش رو، بسیار نتیجه‌بخش و مؤثر است. برخی از این اهداف عبارت‌اند از:
-
اصلاح شیوه‌های قدیمی انبارداری و ارائه پیشنهادات جدید
-
به حداقل رساندن هزینه‌های انبار
-
کنترل و مدیریت موجودی کالا
-
نظارت دقیق‌تر بر اجرای فرآیندهای تحویل، ذخیره و صدور کالا
-
تعیین ضوابطی برای بازرسی و اطلاع از موجودی انبار
-
ارتباط و هماهنگی اصولی با دیگر واحد‌ها
-
سازمان‌دهی و مدیریت بهتر کارکنان
-
جایگذاری صحیح اقلام و اجناس و محل‌یابی دقیق آن‌ها
-
ساماندهی وضعیت انبار و رفع چالش‌های موجود
-
طبقه‌بندی و هدفمندسازی موجودی انبار و چینش، جابجایی و حمل آن‌ها
مراحل و فرآیندهای انبارداری
طبق اصول انبارداری حرفه‌ای ، کلیه اقدامات در راستای ورود کالا به انبار باهدف نگهداری و خروج آن‌ها برنامه‌ریزی می‌شود که شرح آن‌ها را در ادامه ذکر خواهیم کرد:
1- ورود اقلام به انبار
ورود و پذیرش کالا، اولین مرحله در فرآیند اصول انبارداری حرفه‌ای بوده که مستلزم ارائه برخی مدارک مربوط به درخواست تحویل کالا از سوی تولیدکنندگان و صاحبان کالا و یا شرکت‌های حمل‌ونقل است.
2- ذخیره و نگهداری کالا
در ادامه و پس از دریافت کالا، نوبت به ذخیره و نگهداری از کالا می‌رسد که شامل، دسته‌بندی، جابه‌جایی و جایگذاری اقلام است.
3- صدور و تحویل کالا
فرآیند خروج و تحویل کالا به خریداران، آخرین مرحله از اصول انبارداری حرفه‌ای است که بر طبق تشریفات لازم و دستورات مقتضی از سوی صاحبان کالا صورت می‌گیرد.
اصول انبارداری حرفه‌ای چیست؟
در ادامه این بخش به بررسی اصول و ضوابطی خواهیم پرداخت که متناسب با هر مرحله از فرآیند انبارداری متفاوت خواهد بود:
اصول ورود و پذیرش کالا
به‌طورکلی، هر نوع کالا یا اجناسی که وارد انبار می‌شود، بایستی از جنبه‌های مختلف موردبررسی و کنترل دقیق قرار بگیرد. به این صورت که علاوه‌بر حجم و تعداد کالا، نوع محصول و ویژگی‌های آن نیز برای ذخیره و طبقه‌بندی در انبار، با اهمیت هستند. لذا پس از ارزیابی‌های لازم، اگر اطلاعات دریافتی با کالا مغایرتی داشته باشند، یک صورت‌جلسه به‌منظور رسیدگی‌های لازم، تنظیم می‌گردد. در غیر این صورت، اجناس برای دسته‌بندی و جایگذاری به انبار تحویل داده می‌شوند.
اصول صدور و تحویل کالا
در اصول انبارداری حرفه‌ای به صدور کالا و تحویل آن نیز توجه ویژه‌ای شده و این فرآیند نیز دارای ضوابط و دستورالعمل‌های به خصوصی است. به‌طوری‌که انتخاب و جمع‌آوری اجناس موردنظر و بسته‌بندی و ارسال آن‌ها با رعایت اصول تعیین‌شده و با طی مراحلی جهت ثبت و بایگانی اطلاعات، صورت می‌گیرد. آمار به دست آمده نیز در قالب یک گزارش جامع و باهدف مدیریت بهتر انبار، ارائه می‌شود و دسترسی به داده‌های مربوط به موجودی کالا و میزان ورودی و خروجی آن‌ها را ساده‌تر می‌کند. اصول خروج کالا از انبار شامل موارد زیر است:
-
انتخاب و جمع‌آوری کالا
این مرحله از اصول انبارداری حرفه‌ای، نیازمند ارائه درخواستی از طرف صاحب کالا مبنی بر صدور مقدار یا تعداد مشخصی از اقلام موردنظر برای تحویل به مقصد است. البته در مواردی ممکن است با درخواست صدور کالا، مخالفت شود که برای اطلاع از آن بایستی تمامی ضوابط مربوط به اصول انبارداری را به‌دقت رعایت نمایید.
-
بسته‌بندی و ارسال کالا
بخش دیگری از اصول خروج کالا به بسته‌بندی کالا و بارگیری آن مربوط می‌شود. گفتنی ست که خدمات بسته‌بندی، تنها در صورت دریافت تقاضا از سوی صاحبان کالا ارائه می‌گردد. به این شکل که پس از قبول درخواست خروج، انتخاب، گردآوری کالا و صدور مجوز‌های لازم جهت بارگیری، اقدامات لازم جهت بسته‌بندی اقلام مربوطه به عمل می‌آید. در ادامه بارنامه‌ای نیز که حاوی اطلاعات و فهرست اجناس بارگیری شده است، به همراه محموله ارائه خواهد شد.
اصول ذخیره و نگهداری کالا
نگهداری از کالا در انبار شامل اقدامات مختلفی است که مهم‌ترین آن‌ها عبارت‌اند از:
-
انتخاب یک مکان مناسب برای جایگذاری کالا، بهطور که با ویژگی‌های هر محصول متناسب و هماهنگ باشد.
-
ثبت دقیق اطلاعات مربوط به محل نگهداری هر کالا به‌صورت مستند
-
ارائه قبض یا رسید انبار به صاحب کالا پس از تکمیل فرایند تحویل
اصول چیدن کالا در انبار
یکی دیگر از اصول انبارداری حرفه‌ای به نحوه چیدمان کالا در انبار اشاره دارد. در‌واقع انجام صحیح و درست این مرحله، تأثیر بسزایی در پیشبرد اهداف کلی انبارداری هر شرکت و سازمانی دارد. بر این اساس می‌توان اصلی‌ترین و مهم‌ترین نکات در چینش صحیح انبار را شامل موارد زیر دانست:
-
مدیریت حرکت افراد و جلوگیری از ایجاد ترافیک در داخل انبار
-
دسترسی راحت و سریع به طیف وسیعی از محصولات از طریق طبقه‌بندی مناسب
-
ایجاد کمترین میزان تداخل میان کالا‌ها
-
توجه به ایجاد فضای حداکثری در انبار به واسطه قفسه‌بندی عمودی و تجهیزات آزاد
اصول و ضوابط طبقه‌بندی کالا
رعایت نکات و دستورالعمل‌های مربوط به طبقه‌بندی کالا در انبار به کسب اطلاعات کامل و جامع از کالا‌های موجود و تنوع آن‌ها کمک زیادی می‌کند. این فرآیند در اصول انبارداری حرفه‌ای اغلب به‌صورت زیر انجام می‌پذیرد:
-
طبقه‌بندی اقلام ضروری و مهم
-
طبقه‌بندی کالا براساس استاندارد‌های مربوط به سازمان‌های مختلف
-
طبقه‌بندی بر مبنای ویژگی‌های عملیاتی مانند مراحل انجام کار و یا زمان صرف شده
اصول مربوط به حسابداری انبار
حسابداری انبار یکی از بخش‌های مهم و حساس در اصول انبارداری حرفه‌ای محسوب می‌شود که دربردارنده مجموعه اقدامات و فرآیند‌هایی در راستای ارائه اطلاعات مالی و موجودی اجناس به مدیریت است. بر این اساس، اصول انبارداری حرفه‌ای در بخش مالی و حسابداری نیز شامل نکات و موارد بااهمیتی است که باید به آن‌ها توجه داشت. اما بهطور کلی در حسابداری انبار، امور مربوط به انبارگردانی نیز انجام می‌شود. ضمن آنکه معمولاً حسابرسی مالی و انبارگردانی در پایان هر دوره مالی و به‌صورت سالانه صورت می‌پذیرد. هرچند در برخی شرکت‌های بزرگ، این فرآیند در دوره‌های سه و شش ماهه نیز انجام می‌گیرد.
